Tietosuojakäytäntö

Tietosuojaseloste
ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjä
Termatek Oy
y-tunnus:
Osoite:
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa

[lisää yhteyshenkilö ja s-posti]
Rekisterin nimi

Termatek Oy:n asiakasrekisteri.
Käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietoja käsitellään sopimukseen perustuvan asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden
perusteella tai rekisteröidyn suostumuksella. Henkilötietoja käsitellään yhtiön tuotteisiin ja
palveluihin liittyvien asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, analysointiin,
tilastointiin, palveluiden tuottamiseen ja tuotteiden myyntiin sekä näiden tarjoamiseen ja
kehittämiseen.
Käsittelyn oikeusperusteet ovat suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etu
(markkinointi ja palveluidemme tuottaminen) sekä lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (mm.
kirjanpitolaki (1336/1997)).
Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän suoramainontaan tai muuhun
suoramarkkinointiin tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin sekä
verkkomarkkinoinnin kohdistamiseen.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
Rekisteröidyllä tai rekisteröidyn edustamalla oikeushenkilöllä on tai on ollut asiakassuhde yhtiöön
tai rekisteröity on pyytänyt tarjousta yhtiöltä.
Henkilöstörekisterin tietosisältö
Henkilöstörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite,
puhelinnumero;

- yhteyshenkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot;
- työnantajayrityksen nimi ja y-tunnus;
- urakkatiedot;
- sopimukseen perustuvaan asiakkuuteen tai muuhun asiallisen yhteyteen liittyvät tiedot ja
tiedot palveluiden käytöstä;
- tiedot suoramarkkinointiluvista ja –kielloista;
- laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot;
- tiedot asiakaspalvelutilanteisiin liittyvästä viestinnästä.
Henkilöstörekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröitymisen yhteydessä, palvelua käyttäessä tai muutoin.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä,
luottotietorekistereistä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle, tilitoimistolle, ICT palveluntarjoajille sekä yhtiön
alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille sekä pakottavan lainsäädännön nojalla (esim.
verohallinnolle).

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
markkinointitarkoituksiin tai toimeksiannon vaatiessa, jolloin asiasta sovitaan rekisteröidyn kanssa
aina tapauskohtaisesti
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytyskriteerit
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista. Tarkempi säilytysaika määräytyy
minkä oikeusperusteen nojalla käsittelemme tietojasi. Tarpeettomat henkilötiedot anonymisoidaan
tai poistetaan. Alla on tietojen säilytysaikoja:

- urakkasopimusta koskevia tietoja säilytetään 10 vuotta palvelun tuottamisesta, ellei
pidemmästä takuuajasta ole sovittu erikseen, jolloin säilytysaika määräytyy takuuajan
mukaan;
- riita-asioita koskevia tietoja säilytetään kuusi kuukautta riidan lopullisen päättymisen
jälkeen;
- tiedot tarjouksista, jotka eivät johda sopimukseen säilytetään kaksi vuotta siitä, kun
tarjousaika on umpeutunut;
- asiakaspalvelutilanteita koskevia tietoja säilytetään kaksi vuotta;

- kirjanpitotietoja (tilikauden tositteet, liiketoimia koskeva kirjeenvaihto) säilytetään kuusi
vuotta tilikauden päättymisen jälkeen;
- kirjanpitotietoja (tilinpäätös, toimintakertomus, tililuettelo) säilytetään kymmenen vuotta
tilikauden päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa. Tarkastuspyyntö tulee
lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin edellä kerrotulle yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö
voidaan esittää myös rekisterinpitäjän luona.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua.
Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot
rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun
suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.
Rekisteröidylle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia edellyttäen, että rekisteröity on
antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa
suostumus.
Mahdolliset erimielisyyden ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa.
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös
tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löytyvät
tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta www.tietosuoja.fi
Henkilöstörekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan hyvää tiedonhallintatapaa ja tietosuojalainsäädännön
mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta.
Käsittelyssä toteutetaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen
suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen
hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.
Henkilötietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä
henkilötietoja.
Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein,
salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Paperimuodossa olevat tiedostot
säilytetään lukituissa tiloissa.